Dans les conditions actuelles de la vie, avec son tempo et son passage insaisissable, il est parfois difficile d'adapter le rythme et de faire tout ce qui est planifié, et souvent il n'y a pas assez de temps pour une planification simple. Que devrais-je faire?
Qu'est-ce que la gestion du temps?
La gestion du temps signifie le désir de rendre votre vie plus efficace, équilibrée et harmonieuse en comprenant et en utilisant les lois de la gestion du temps et en appliquant des connaissances sur la psychologie humaine. Nous pouvons nous contrôler dans le cours du temps, et avancer vers la réalisation de nos objectifs, et non pas là où le fleuve de la vie nous amène. Pour ce faire, il existe des techniques spéciales, des exercices, des formations, la possibilité de poser des questions et d'obtenir des réponses.
Timesaver traduit en russe comme "Ce qui permet de gagner du temps". S'il n'y a pas de but dans la vie, alors le gain de temps perd sa signification. Et cela s'applique aussi bien aux individus qu'aux organisations. Les temps où l'approche était répandue: vivre un jour et ne pas penser à l'avenir, sont passés depuis longtemps. De plus en plus de personnes sont formées à la gestion du temps pour atteindre leurs objectifs personnels et professionnels.
Ce n'est pas un secret que beaucoup "brûlent" au travail. Comment faire pour que, après une journée de travail chargée, la maison revienne «en forme» et qu'il y ait assez de force pour la vie personnelle, et en même temps pour réussir de plus en plus en affaires?
Voleurs de temps
Qui nous vole notre temps si nous en manquons constamment? Quel est généralement le temps perdu? Essayons de grouper:
- Communication. C'est, tout d'abord, des conversations qui n'ont pas pu être menées ou menées plus rapidement et mieux. Ici, l'équilibre est très important: garder des relations chaleureuses dans l'équipe et en même temps ne pas vous permettre d'accomplir les tâches des autres, résoudre des problèmes qui ne sont pas pertinents ou peuvent être éliminés par d'autres personnes, apprenez à parler avec les autres. bien, mais respecté le temps de travail précieux. Il est même préférable de commencer une routine quotidienne et d'allouer 2-3 heures dans la période la plus productive pour vous - pour les cas qui nécessitent une concentration, que vous avez l'habitude de remettre à plus tard pour la soirée. Il est important que vous ayez la possibilité de limiter l'interruption pour des raisons mineures.
- objets et espace. L'espace et les objets dans le bureau affectent également l'efficacité du temps. Mentalement dessiner une route de vos mouvements dans le lieu de travail. Pensez à la façon dont vous pouvez le réduire.
- information. Hélas, les flux d'informations de notre époque augmentent de jour en jour. D'une part, les nouveaux programmes et technologies augmentent notre efficacité, et d'autre part - forment l'effet des «fosses dans le sable», lorsque, en dégageant le lieu et le temps de travail, nous nous trouvons immédiatement sous une avalanche d'informations. Créez vos propres algorithmes de travail pour utiliser le temps le plus efficacement possible. Écrivez-les et donnez-les à vos employés.
- pensées et émotions. La plupart des gens, même ceux qui occupent des postes sérieux, n'apprennent pas immédiatement à faire face à des bagatelles. Il vaut la peine de penser à un virus, que vous ayez fermé la voiture, à plat ou éteint le fer le matin, que vous «ayez» dans la tête - et que vous soyez distrait, l'état de travail est remplacé par l'anxiété. Le secret est simple: prenez l'habitude de «photographier» dans votre esprit ce dont vous avez l'habitude de vous inquiéter. Parfois, un simple appel vous permettra d'économiser jusqu'à plusieurs heures de travail, car vous ne penserez pas à ce que vous ne pouvez pas influencer.
- Absence d'un plan. Imaginez que vous devez organiser la livraison de marchandises à travers Kiev. Combien de livraisons un conducteur peut-il faire? Trois? Quatre? C'est ce que "gagner du temps en planifiant". De même, le plan évite l '"effet domino" - lorsque vous insérez une couche douce entre des choses qui ne sont pas strictement liées à l'heure, puis en cas de force majeure, vous réussissez calmement à tenir une réunion importante et si vous avez du temps libre , toujours et partout vous savez comment l'utiliser le plus efficacement possible.
- Mauvaise stratégie. Quand au lieu d'imprimer des machines ont commencé à introduire des ordinateurs personnels, cette «innovation» a d'abord rencontré une résistance désespérée. Maintenant, nous comprenons comment ils diffèrent dans les capacités, et les machines à écrire si elles se trouvent dans les bureaux, ils ne sont utilisés que pour certaines opérations mineures. Pensez, n'est-il pas temps d'appliquer n'importe quelle technologie moderne, même si vous n'en avez pas vraiment envie et que le temps semble toujours attendre? Par exemple, un enregistreur peut rendre beaucoup plus facile de conserver un enregistrement de réunion ou permettre à un chef de dicter la tâche d'un assistant directement dans la voiture, puis de l'envoyer par e-mail, ce qui est beaucoup plus pratique que de l'écrire en déplacement.
- Affaires collectives. Les nouveaux moyens de communication, en particulier le système de téléconférence, peuvent nous aider à améliorer considérablement les processus de travail. De nombreuses entreprises organisent déjà des réunions dans des conditions où les participants se trouvent dans des régions différentes. Une préparation minutieuse de l'événement et sa bonne organisation assureront à la fois la réalisation de l'objectif et le gain de temps, qui peut s'exprimer en termes d'argent, en tenant compte du nombre d'employés présents à la réunion et du paiement horaire de leur travail.
- niveau de compétence. Hélas, le progrès est encore, le plus souvent le chef doit former des employés et apprendre par lui-même. Prenez, par exemple, une compétence telle que les compétences en informatique et la dactylographie. Pourtant, vous pouvez parfois rencontrer des cadres qui ne savent pas travailler sur un ordinateur, mais progressivement ils deviennent moins, parce que si une personne imprime avec la vitesse d'un flux de pensée, il n'a pas à faire deux fois le même travail. secrétaire pour taper le texte sur l'ordinateur. Et parfois, au contraire, il est préférable de refuser d'améliorer vos compétences, mais d'insister pour attirer un spécialiste étroit.
- Le facteur humain. L'élément le plus difficile dans tout ce système est la personne elle-même, la manière dont il travaille. Parfois, nous sommes tellement occupés que nous ne remarquons pas que nous agissons de manière inefficace. Par exemple, un écureuil roulant dans une roue, il semble qu'il se déplace quelque part. De même, afin de comprendre ce qui est bon et ce qui peut être amélioré, il est recommandé de tenir au moins une journée de chronométrage, et pour plus d'objectivité, si possible, demandez à une autre personne d'enregistrer tout ce que vous faites pendant la journée. .
C'est alors que tous les «voleurs» de votre temps sont ouverts - buvaient du thé, fumaient, discutaient avec des collègues. Selon les personnes qui ont effectué le chronométrage, il arrive souvent que le temps consacré directement au travail soit de quatre heures par jour, et que le reste soit dépensé pour des bagatelles.
Que faire et qui est à blâmer?
Ces questions traditionnelles sont posées de temps en temps par tout le monde.
1. N'essayez pas de vous blâmer pour le manque de volonté, etc. Il y a des gens très forts, mais la volonté ne vous épargne pas la désorganisation ou la fatigue excessive. Pensez simplement au fait qu'un employé fatigué est moins productif qu'un employé qui a l'occasion de se détendre complètement et de se rétablir.
2. Pensez à vos biorythmes. Notez juste pendant plusieurs jours, quand vous réussissez à faire plus et pourquoi. Souvent, cela est dû à la capacité de se concentrer calmement sur une tâche particulière, lorsque personne ne détourne l'attention. Dans ce cas, il vaut la peine d'examiner comment vous pouvez réduire la quantité d'interférence au moment le plus productif de la journée pour, par exemple, changer certaines choses à certains endroits du plan.
3. "Si vous voulez bien faire, faites-le vous-même." Ce slogan a ruiné quelques leaders. La délégation est une science subtile, et plus vous la maîtrisez rapidement et avec succès, meilleures sont vos perspectives. Comptez seulement sur ce que vous dépensez et combien de temps, non seulement au travail, mais dans toutes les autres situations. Et calculez maintenant le paiement horaire d'un spécialiste, que vous "remplacez", par exemple, un courrier ou un opérateur PC. Après cette procédure simple, beaucoup de gens décident d'inviter un nettoyeur à la maison ou d'embaucher un ou plusieurs employés.
4. Apprenez à refuser. Dans certaines situations, beaucoup de gens ne peuvent tout simplement pas refuser. Imagine que tu as lancé un boomerang. Qu'est-ce qui va se passer après un certain temps? C'est vrai, il reviendra à vous. Lorsque vous arrêtez d'être timide à l'idée de nier les gens, vous gagnez du temps non seulement pour vous, mais pour eux. Il ne reste plus qu'à enrichir votre arsenal de refus de façon nouvelle, par exemple, refuser sans expliquer les raisons, expliquer les raisons, avec une condition impossible, etc. Faites attention à la façon dont les autres le font, et votre répertoire se reconstituera assez rapidement. En même temps, il faut éviter la tromperie, à laquelle, hélas, beaucoup sont habitués.
5. Vous avez le droit de vous reposer. Les scientifiques ont déterminé qu'après environ 40 minutes de travail monotone, la concentration de l'attention diminue. Si pour l'instant faire une petite pause de 10 minutes, alors vous ferez plus que si vous travaillez continuellement. Il est également très important de changer le type d'activité. Si vous communiquiez avec des gens - essayez de faire quelques petits exercices physiques, marchez ou secouez la tête d'un côté à l'autre. Dans certaines entreprises, même organiser des chambres spéciales, dans lesquelles vous pouvez travailler sur le simulateur. Pensez-y, parce que vous obtenez de l'argent non seulement pour ce que vous faites, mais pour ... quelque chose que vous ne faites pas. Si une personne est «en fuite» toute la journée, il est tout à fait possible qu'elle ne soit pas en meilleure forme si, à la fin, elle parvient à d'importantes négociations. Laissez-vous le temps de venir au bon moment dans le bon état, se concentrer et accorder.
6. Arrêtez de scier la sciure de bois. Le perfectionnisme - le désir d'excellence inaccessible, comme une pièce de monnaie, a deux côtés. D'une part, plus la barre est haute, meilleur est le résultat. D'autre part, dans la plupart des cas, après un certain «seuil», il n'y a plus d'amélioration, mais simplement une perte de temps. À un moment donné, cela vaut la peine de me dire: «Arrêtez!» - et arrêtez-vous, afin de ne pas perdre de temps en vain. La perfection est toujours inaccessible, il est beaucoup plus efficace dans chaque cas d'établir clairement les critères (termes de référence) et d'atteindre leur réalisation. Cela vous permettra de ne pas vous concentrer sur une seule chose, mais de répartir équitablement vos forces et d'obtenir un meilleur rendement.
7. Le mot magique "demain". Dans un café pend un grand panneau. Il est écrit en grosses lettres: "La bière est gratuite". Ci-dessous, en petites lettres orange sur fond rouge: "Venez demain". Hélas, mais demain ne vient pas, nous vivons aujourd'hui. Tout ce que vous pouvez faire aujourd'hui, peut-être, vous donnera dans un très proche avenir cette avance nécessaire, qui vous sauvera de l'urgence. Remarquez comment les choses naissent, où elles "tombent" de vous. Ayant pris l'habitude de ne pas remettre les affaires à plus tard, vous économiserez plus de santé que si vous en preniez, même les vitamines les plus utiles!
En utilisant les techniques décrites dans cet article, vous pouvez effectuer une «mise à niveau», c'est-à-dire améliorer considérablement les compétences disponibles à ce jour. Et bien que les manières décrites d'organiser le temps soient extrêmement simples, la pratique montre que leur effet ne vous fera pas attendre.